NĂM MẸO SỬ DỤNG POWERPOINT CHUYÊN NGHIỆP
Sinh học - Ngoại ngữ - Tin học -
Tin học
Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt Nam. Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây xin giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.
1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)
Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….
Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.
Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).
- Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác
- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.
Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:
Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc này PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.
Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.
2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)
Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint
http://quantrimang.com/photos/image/072007/15/PowerPoint.jpgViệc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.
Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as. Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…
Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:
- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.
- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.
4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide
Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.
Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.
5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng
- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3
- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường.
- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.
- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter
- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter
Các thanh công cụ của PowerPoint
Thanh công cụ PowerPoint dùng để làm gì?
PowerPoint có 13 thanh công cụ, gồm cả Task Pane. Theo mặc định, thanh Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) và Drawing (thanh công cụ vẽ) đã được hiển thị sẵn.
Các thanh công cụ khác chỉ được sử dụng cho từng chức năng riêng biệt trong PowerPoint.
Hiện một thanh công cụ
Từ menu View, chọn Toolbars sau đó lựa chọn thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn sẽ nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi đã hiển thị)
Ẩn một thanh công cụ
Từ menu View, chọn Toolbars
Lựa chọn thanh công cụ muốn ẩn (bạn sẽ không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi nó được ẩn)
Thanh công cụ chuẩn
Các biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn Standard thường là những hoạt động thường dùng đối với văn bản. Khi đưa con trỏ chuột lên một biểu tượng, bạn sẽ thấy rõ tác dụng và mô tả của biểu tượng đó. Kích vào biểu tượng/hành động mà bạn muốn áp dụng cho slide.
New Bắt đầu một file trình chiếu mới
Open Mở một file trình chiếu
Save Lưu một file trình chiếu
Permission Thiết lập sự cho phép đối với việc mở và thay đổi một file trình chiếu
E-mail Gửi file trình chiếu dưới dạng email
PrintIn file trình chiếu
Print Preview Xem trước khi in
Spelling Chương trình kiểm tra lỗi chính tả
SearchHiển thị ô tìm kiếm cơ bản
Cut Cắt đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn
Copy Sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn
Paste Dán mục chọn từ Clipboard
Format Painter Sao chép định dạng
Undo Bỏ qua thao tác vừa làm
RedoLặp lại hành động vừa bỏ qua
Insert ChartVẽ biểu đồ
Insert TableChèn một bảng
Table and Borders Hiển thị bảng và thanh công cụ Borders (đường viền)
Insert Hyperlink Chèn một siêu liên kết
Expand All Mở rộng tiêu đề và văn bản cho slide trên Outline tab
Show Formatting Hiện hoặc ẩn ký tự định dạng
Show/Hide Grid Hiện hoặc ẩn gridlines
Color/Grayscale Hiện bản trình chiếu với màu, đen, trắng hoặc grayscale
Zoom Phóng to Slide, vùng tab outline hoặc vùng tab Slide
Thanh công cụ định dạng
Thanh công cụ định dạng đặt ở vị trí gần phía trên màn hình. Mỗi biểu tượng thanh công cụ có chức năng riêng cho phép bạn thay đổi các hiệu ứng đối tượng trong slide PowerPoit.
Các biểu tượng trên thanh công cụ Formatting và chức năng:
Font Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống
Font Size Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống
Bold Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn bản
Italic Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn bản
Underline Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn bản
Shadow Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn bản
Align Left Căn lề văn bản hoặc đối tượng sang bên trái
Center Căn lề văn bản hoặc đối tượng ra giữa dòng
Align Right Căn lền văn bản hoặc đối tượng sang bên phải
Distributed Căn lề văn bản hoặc đối tượng
Change Text Direction Thay đổi hướng văn bản (ngang - dọc)
Numbering Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn
Bullets Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa chọn
Increase Font Size Tăng cỡ chữ
Decrease Font Size Giảm cỡ chữ
Decrease Indent Giảm lề của đoạn văn bản
Increase Indent Tăng lề của đoạn văn bản
Font Color Chuyển đổi màu chữ
Slide Design Hiển thị Slide Design Task Pane
New Slide Chèn một slide mới
Chèn thêm một slide mới
Từ menu Insert, kích vào New Slide.
Hoặc kích vào biểu thượng New Slide trên thanh công cụ Formatting
Chèn một bản sao Slide
Từ menu Insert, kích vào Duplicat Slide
Sao chép và dán Slides
Bạn có thể sao chép va dán các slide trong phần Normal View với tab Outline và Slides hoặc trong chế độ xem Slide Sorter
Sao chép slide với Outline
Kích vào biểu tượng slide mà bạn muốn sao chép
Kích vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ Standard.
Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide và chọn Copy
Dán slide
Kích vào biểu tượng slide hoặc vị trí muốn đặt slide vừa sao chép
Kích vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ Standard. Hoặc kích chuột phải lên biểu tượng slide và lựa chọn Paste
Chú ý: Bạn cũng có thể copy và paste slide với tab Slides hoặc trong chế độ Slide Sorter.
